Aspecte practice privind încheierea și comunicarea contractelor de asistență juridică (și, nu numai…) prin mijloace electronice

The legal assistance contract concluded between the lawyer and the client benefits from a special legal regime, expressly regulated, which contains its form and substance conditions, the content and variables of the binding legal relationship, as well as the conduct framework of the parties in view of the birth, modification and termination of this legal relationship.
This paper analyzes the topic of concluding assistance or legal representation contracts, concluded by electronic means (using the electronic signature), including their transmission, along with other documents specific to the professional activity of lawyers, to courts or other administrative authorities/public institutions. This simple procedure mainly saves time, since the parties do not even have to meet face to face.
Proof of the conclusion of legal aid contracts in electronic format is somewhat more difficult to achieve due to the absence of durable, paper support. The test of the contract concluded by electronic means involves the analysis of the equivalence of the document in electronic form with the paper document, as well as the analysis of the equivalence of the electronic signature with the holographic signature.
The analysis also focused on the “mandatory” use of the electronic signature by lawyers who want to send by e‑mail, to the courts, some requests for summons, appeals, appeals or other documents, including legal assistance contracts or representation. Practically, it is necessary for lawyers to use a tool that links, without a trace of doubt, their real identity to their electronic identity, an aspect ruled including by the judges of the High Court of Cassation and Justice (ICCJ), through a Decision no. 520/2019.
We remind you that both the Code of Civil Procedure and the Code of Criminal Procedure refer to the documents that can be submitted to the courts in electronic format, in compliance with the conditions imposed by national and European legislation for electronic documents. In the case of both codes, the idea that emerges is that the conditions imposed by the legislation for electronic documents must be met, that is, including the use of an electronic signature. This in the conditions where the electronic signature is, in the digital environment, the equivalent of the holographic signature.

Contractul de asistență juridică încheiat între avocat și client beneficiază de un regim juridic special, expres reglementat, care conține condițiile de formă și de fond ale acestuia, conținutul și variabilele raportului juridic obligațional, precum și cadrul de conduită al părților în vederea nașterii, modificării și încetării acestui raport juridic.
Prezenta lucrare analizează tema încheierii contractelor de asistență sau de reprezentare juridică, încheiate prin mijloace electronice (utilizând semnătura electronică), inclusiv transmiterea acestora, alături de alte documente specifice desfășurării activității profesionale a avocaților, către instanțele judecătorești sau alte autorități administrative/instituții publice. Această procedură simplă aduce mai ales timp câștigat, din moment ce părțile nici nu trebuie să se întâlnească față în față.
Dovada încheierii contractelor de asistență juridică în format electronic este ceva mai dificil de realizat din cauza absenței suportului durabil, pe hârtie. Proba contractului încheiat prin mijloace electronice presupune analizarea echivalenței înscrisului în formă electronică cu înscrisul pe hârtie, precum și analizarea echivalenței semnăturii electronice cu semnătura olografă.
Analiza s‑a concentrat inclusiv pe „obligativitatea” utilizării semnăturii electronice de către avocații care vor să transmită prin e‑mail, către instanțe, a unor cereri de chemare în judecată, căi de atac, contestații sau alte acte, inclusiv contracte de asistență juridică sau de reprezentare. Practic, e necesar ca avocații să folosească un instrument care le leagă, fără urmă de îndoială, identitatea reală de identitatea electronică, aspect statuat inclusiv de judecătorii Înaltei Curți de Casație și Justiție (ICCJ), prin Decizia nr. 520/2019.
Reamintim că atât în Codul de procedură civilă, cât și în Codul de procedură penală se face referire la actele care pot fi transmise instanțelor în format electronic, cu respectarea condițiilor impuse de legislația națională și europeană pentru documentele electronice.
În cazul ambelor coduri, ideea ce reiese este că trebuie îndeplinite condițiile impuse de legislație pentru documentele electronice, adică inclusiv folosirea unei semnături electronice. Asta în condițiile în care semnătura electronică este, în mediul digital, echivalentul semnăturii olografe.